Denos SpA (Easydoc) · Versión 2.0 · Fecha de entrada en vigor: 7 de octubre de 2026

1. Identificación del responsable

Denos SpA («Easydoc») ofrece servicios de software en la nube para la gestión empresarial y tributaria, entre ellos Facturación Electrónica (emisión de Documentos Tributarios Electrónicos, DTE), Punto de Ventas y Firma Electrónica. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos los datos personales de las personas que interactúan con nuestro sitio web www.easydoc.cl y con nuestras plataformas de software, en conformidad con la Ley N° 21.719 sobre Protección de la Vida Privada y de los Datos Personales.

Denos SpA es el responsable de los datos personales que trata a través de su sitio web y de las cuentas de usuario de sus plataformas. Cuando una empresa cliente utiliza las plataformas de Easydoc e incorpora información en ellas, dicha empresa es responsable de los datos que administra y Easydoc actúa como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento, conforme a los servicios contratados.

2. Responsable de Protección de Datos (DPO)

3. Normativa aplicable

El tratamiento de datos personales realizado por Easydoc se rige por la Ley N° 21.719, que establece un nuevo marco de protección de datos personales en Chile, crea la Agencia de Protección de Datos Personales y modifica la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, así como por la demás normativa complementaria que resulte aplicable, incluida la normativa tributaria respecto de los documentos tributarios electrónicos.

4. Datos recopilados a través del sitio web

El sitio web público de Easydoc recopila únicamente los datos que el usuario entrega voluntariamente mediante el formulario de contacto. Estos datos pueden incluir:

• Nombre.
• Empresa y RUT de la empresa.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Producto o servicio de interés.
• Información incluida voluntariamente en el mensaje o consulta.

El formulario de contacto está protegido por Google reCAPTCHA, un servicio de Google LLC que analiza información técnica del dispositivo y de la navegación (como la dirección IP) para distinguir a las personas de los programas automatizados y evitar el uso abusivo del formulario.

Adicionalmente, el sitio utiliza cookies y tecnologías similares, algunas de las cuales requieren el consentimiento previo del usuario. Estos tratamientos se describen en la sección 11 de esta Política y en detalle en nuestra Política de Cookies.

5. Acceso a las plataformas de Easydoc

El sitio web dispone del menú «Acceso Clientes», que redirige a las plataformas que cada cliente ha contratado: Punto de Ventas, Facturación Electrónica y Firma Electrónica, además del acceso a Soporte (ver sección 7). El sitio web solo contiene estos enlaces: la autenticación se realiza dentro de cada plataforma, donde se solicitan únicamente:

• RUT de la empresa.
• RUT del usuario.
• Clave de acceso.

Estos datos se utilizan exclusivamente para identificar al cliente y autenticar el acceso a la plataforma contratada. La clave de acceso es una credencial de seguridad que debe mantenerse de forma confidencial por cada usuario. Easydoc no utiliza estas credenciales para fines comerciales ni para finalidades distintas de la autenticación, seguridad y administración del servicio.

6. Información almacenada dentro de las plataformas

Los datos que las empresas clientes incorporan dentro de las plataformas de Easydoc forman parte de la operación propia de cada cliente. Esto incluye, según el servicio contratado, los documentos tributarios y de otro tipo que el cliente emite o firma, y los datos personales de sus clientes, trabajadores, proveedores o firmantes que esos documentos contengan.

La empresa cliente determina qué información incorpora, qué usuarios pueden acceder, para qué finalidad la utiliza y los permisos y perfiles de sus usuarios. En estos casos, la empresa cliente actúa como responsable del tratamiento y Easydoc actúa como encargado del tratamiento, procesando la información únicamente para proporcionar los servicios contratados.

Todos los servicios de Easydoc están conectados con el Servicio de Impuestos Internos (SII). Easydoc transmite al SII los documentos tributarios electrónicos por instrucción del cliente y para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias que la ley impone a este último.

7. Soporte y capacitación a clientes

El enlace «Soporte» del menú «Acceso Clientes» está destinado a las empresas que han contratado servicios de Easydoc, para resolver sus dudas de uso y brindarles capacitación sobre las plataformas. Para atender estos requerimientos se utiliza un sistema de gestión de solicitudes (tickets) provisto por Maximise S.A. (RUT 96.673.120-6, Av. Providencia 2083, oficina 32, piso 3, Providencia, Santiago), que actúa como proveedor de Easydoc y trata la información por cuenta de esta, únicamente para gestionar dichas solicitudes y bajo deberes de seguridad y confidencialidad.

En este sistema se solicitan los datos necesarios para identificar al cliente y atender su requerimiento, como su nombre, empresa, datos de contacto y la descripción de la consulta. Cuando, para resolver una consulta o realizar una capacitación, el personal de Easydoc deba acceder a información contenida en la plataforma de un cliente, lo hará solo en la medida necesaria para ese fin, por instrucción del cliente y con deber de confidencialidad.

8. Finalidad del tratamiento

Los datos recopilados directamente por Easydoc se utilizan exclusivamente para:

• Responder consultas realizadas mediante el formulario de contacto.
• Gestionar solicitudes comerciales.
• Coordinar demostraciones y cotizaciones.
• Mantener la relación comercial con clientes y prospectos.
• Autenticar el acceso de usuarios a las plataformas de Easydoc.
• Atender solicitudes de soporte y capacitación de los clientes.
• Mantener la seguridad y funcionamiento del sitio web y de las plataformas.
• Cumplir obligaciones contractuales y legales, incluidas las tributarias.
• Cuando el usuario lo consienta a través del panel de gestión de cookies, medir el uso del sitio web y la efectividad de campañas de marketing.

Easydoc no vende ni comercializa datos personales.

9. Base de licitud del tratamiento

El tratamiento de los datos personales por parte de Easydoc se sustenta, según corresponda:

• En el consentimiento del titular (por ejemplo, al completar voluntariamente el formulario de contacto, o al aceptar cookies no esenciales a través del panel de gestión de cookies).
• En la ejecución de una relación contractual, o en gestiones previas a su celebración realizadas a solicitud del titular.
• En el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Easydoc o a sus clientes, en particular las tributarias.
• En el interés legítimo de Easydoc en mantener la seguridad de su sitio web y de sus plataformas, por ejemplo mediante la verificación reCAPTCHA del formulario de contacto.

10. Datos sensibles

Easydoc no solicita ni recopila intencionalmente datos sensibles mediante su sitio web o formulario de contacto. Si una empresa cliente incorpora este tipo de información dentro de las plataformas de Easydoc como parte de sus propios procesos, será responsabilidad de dicha empresa contar con la base jurídica y las medidas correspondientes para su tratamiento.

11. Uso de cookies

El sitio web de Easydoc utiliza cookies propias y de terceros: cookies necesarias para su funcionamiento y seguridad, y cookies analíticas y de marketing. Estas últimas solo se activan cuando el usuario otorga su consentimiento a través del panel de gestión de cookies disponible en el sitio, el cual permite aceptar, rechazar o configurar dicho consentimiento en cualquier momento. Para conocer en detalle las cookies utilizadas, sus finalidades, los proveedores involucrados y su duración, consulte nuestra Política de Cookies.

12. Comunicación a terceros y encargados del tratamiento

Easydoc no vende ni comercializa datos personales. Podrá utilizar proveedores tecnológicos necesarios para operar sus servicios, en las siguientes categorías: infraestructura y hosting, correo corporativo y comunicaciones, respaldos de información, seguridad, sistema de gestión de solicitudes de soporte (Maximise S.A.), analítica web y publicidad digital (ver sección 13). Cuando dichos proveedores deban procesar información, deberán hacerlo únicamente para proporcionar los servicios contratados y bajo condiciones de seguridad y confidencialidad adecuadas.

Los documentos tributarios electrónicos se comunican al Servicio de Impuestos Internos (SII) conforme a lo señalado en la sección 6. La información también podrá comunicarse cuando exista otra obligación legal o el requerimiento de una autoridad competente.

13. Transferencias internacionales de datos

Para la prestación de determinados servicios —en particular, herramientas de analítica web, publicidad digital y seguridad del formulario— Easydoc utiliza proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Chile, entre ellos Google LLC y Meta Platforms, Inc., ambos con sede en Estados Unidos.

Las transferencias asociadas a analítica web y publicidad digital afectan únicamente a la información vinculada a cookies no esenciales, y solo ocurren cuando el usuario ha otorgado su consentimiento a través del panel de gestión de cookies del sitio. La verificación reCAPTCHA del formulario de contacto, provista por Google LLC, opera al cargarse el formulario por motivos de seguridad. Easydoc exige a estos proveedores el cumplimiento de estándares de seguridad y confidencialidad adecuados para el tratamiento de la información. Puede obtener más información sobre estas herramientas en nuestra Política de Cookies.

14. Conservación de los datos

Easydoc conserva los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplidos estos plazos, los datos son eliminados o anonimizados de forma segura. Los plazos son los siguientes:

• Datos de formularios de contacto y de prospectos que no contratan: hasta 2 años desde el último contacto.
• Datos de la relación comercial con clientes, cuentas de usuario y solicitudes de soporte: durante la vigencia del contrato y hasta 5 años después de su término, conforme a las reglas generales de prescripción aplicables en Chile.
• Documentos tributarios electrónicos y datos asociados: 6 años, conforme a la normativa tributaria chilena sobre conservación de documentos tributarios, o el plazo que esta establezca.
• Registros técnicos (logs) de acceso y seguridad del sitio y de las plataformas: 12 meses.
• Información almacenada por los clientes dentro de las plataformas, distinta de los documentos tributarios: conforme a las condiciones contractuales acordadas con cada empresa cliente.

Los datos de acceso a las plataformas se mantienen mientras la cuenta del cliente y sus respectivos usuarios permanezcan habilitados. Los datos asociados a cookies se conservan por los plazos indicados en la Política de Cookies.

15. Derechos del titular de datos (ARCOP+)

De acuerdo con la Ley 21.719, todo titular tiene los siguientes derechos:

• Acceso: saber si Easydoc trata sus datos y obtener copia de ellos.
• Rectificación: solicitar la actualización o corrección de datos inexactos.
• Supresión: pedir la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o haya retirado su consentimiento.
• Oposición: negarse a un tratamiento específico (por ejemplo, marketing directo).
• Portabilidad: solicitar una copia electrónica estructurada de sus datos.
• Bloqueo: solicitar la suspensión temporal del tratamiento mientras se revisa una solicitud.

Para ejercer estos derechos, el titular puede escribir a derechosarco@easydoc.cl indicando su nombre completo, un medio de contacto y el derecho que desea ejercer. Easydoc responderá dentro de los 30 días corridos siguientes a la recepción de la solicitud, conforme al artículo 11 de la Ley 21.719, plazo que podrá prorrogarse por una única vez por otros 30 días corridos cuando la complejidad de la solicitud lo justifique, informando de ello al titular antes del vencimiento del plazo original. Si la solicitud es de bloqueo temporal, Easydoc se pronunciará dentro de 2 días hábiles desde su recepción.

Si la solicitud se refiere a datos contenidos en la plataforma de una empresa cliente, de los cuales esta es responsable, Easydoc informará de ello al titular y trasladará la solicitud al cliente correspondiente.

Si la respuesta de Easydoc es total o parcialmente desfavorable, o si no se obtiene respuesta dentro de plazo, el titular podrá reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales. El detalle de este procedimiento está disponible en nuestro documento «Procedimiento para el Ejercicio de Derechos ARCOP+», publicado en el sitio web.

16. Seguridad de la información

Easydoc adopta medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger la información y evitar accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o divulgaciones indebidas. Estas medidas incluyen, según corresponda:

• Conexiones seguras mediante HTTPS/TLS.
• Acceso mediante credenciales.
• Gestión de usuarios, perfiles y permisos.
• Restricción de acceso al personal autorizado.
• Respaldos de información.
• Controles de seguridad sobre la infraestructura.
• Procedimientos de gestión de incidentes.

Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de no compartirlas con terceros.

17. Relación con nuestros Términos y Condiciones

El acceso y uso del sitio web de Easydoc se rige además por nuestros Términos y Condiciones de Uso, disponibles en el sitio web, los que deben leerse conjuntamente con esta Política.

18. Modificaciones

Easydoc podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos o relacionados con sus servicios. La versión vigente estará disponible permanentemente en www.easydoc.cl.

19. Contacto

Para consultas relacionadas con esta Política o con la protección de datos personales, puede escribir a derechosarco@easydoc.cl o al teléfono (+56-2) 6465 7423.